ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
Administração de Materiais e Patrimônio
16% do programa de produção não podem ser executados em virtude de falta de ferramentas destinadas à Produção. 30 a 60% do estoque de ferramentas estão espalhados pelo chão de fábrica, perdido, deteriorando-se ou não disponível. 20% do tempo dos operários são desperdiçados procurando por ferramentas. Se somarmos meia hora por turno, chagaremos em mais de 03 semanas de trabalho perdida por ano. 40 a 80% do tempo do encarregado são perdidos procurando e expedindo materiais e ferramentas. O orçamento anual gasto com ferramentas e acessórios em uma empresa metalúrgica é 7 a 12% maior que o orçamento do esquema original.
Conclusão
Atualmente é extremamente importante gerir os materiais, bem como o ferramental, no processo produtivo de forma eficiente.
A gestão desses recursos é parte essencial da Administração de Recursos, tal gestão, possui como um dos principais objetivos minimizar desperdícios.
Recursos – tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo.
Um item de estoque é um recurso?
Sim, pois agregado a um produto em processo, irá constituir-se em produto acabado, que deverá ser vendido por um preço superior ao somatório de todos os custos incorridos em sua fabricação.
De modo análogo, um edifício que abriga as instalações de uma empresa é um recurso, já que é essencial ao seu funcionamento.
As pessoas que trabalham na empresa também constituem recursos, pois com seus conhecimentos geram novas idéias, que são transformadas em novos produtos, novos métodos de trabalho e serviços cada vez mais adequados ao uso dos consumidores.
O capital, sob a forma de numerário é o recurso mais facilmente reconhecido por sua característica de liquidez, que faz com que ele possa ser utilizado na aquisição de outros recursos.
A tecnologia é um recurso que ganha importância a cada dia. Tecnologias mais avançadas produzem um diferencial em relação as anteriores.
| RECURSOS MATERIAIS
| RECURSOS PATRIMONIAIS |
| § Estoque de matéria-prima § Produtos em trânsito § Produtos em processo § Produtos acabados § Materiais auxiliares § Produtos em consignação
| § Instalações § Galpões § Prédios § Equipamentos –> Produtivos --> Auxiliares |
Administração de Materiais
Trata do fluxo de Materiais dos fornecedores até as instalações da empresa, sua movimentação interna e distribuição do produto acabado.
Principais Atribuições
1) Analisar as necessidades dos clientes internos e externos, avaliando se poderá atendê-los a partir dos estoques existentes ou se terá de iniciar um processo de reposição de material através de compras.
2) Perceber que o recebimento dos produtos pedidos envolve atividades relativas à área fiscal e contábil, de qualidade, de verificação de quantidades e de registro do material.
3) Armazenar os materiais adequadamente, para que seja possível sua recuperação e manutenção dos níveis de qualidade, facilitando a entrega.
4) Efetuar uma logística de distribuição, visando a entrega dos materiais no ponto certo, ao menor custo e no menor prazo, mantendo suas condições de qualidade.
Concluindo:
A Administração de Materiais tem impacto direto na lucratividade da empresa e na qualidade dos produtos, havendo necessidade de uma gestão, o mais possível just-in-time, objetivando redução de estoques e satisfação do cliente.
Ciclo da Administração de Materiais
Organização da Área de Materiais
Principais Atribuições – Compras, programação da produção, armazenamento d logística.
Empresas de pequeno e médio porte – As atribuições acima podem ser encontradas subordinadas a um único órgão de gestão de materiais. Empresas de grande porte – Podem exibir órgãos diferentes. Entretanto, devem possuir uma rede de comunicação rápida e eficiente.
Reposição de Materiais (responsabilidade do órgão de compras)
Seleção dos Fornecedores: envolve identificar os possíveis fornecedores, agrupar itens a serem fornecidos, avaliar as condições de qualidade, financeiras e de confiabilidade de entrega e analisar a possibilidade de contratos visando à parceria. Emissão de Pedido: formaliza a decisão de compra junto aos fornecedores. Tendo a força de um contrato, comprometendo a empresa com relação aos seus dizeres.
Na Elaboração de um Pedido de Compra devem ser colocados claramente:
Os dados da empresa Os dados do material Os dados da embalagem Os dados de qualidade Condições de pagamento e condições de fornecimento
Acompanhamento de Pedido (follow-up)
O órgão de compras deve monitorar o andamento do pedido junto ao fornecedor, sendo desejável o estabelecimento do que se denomina status do pedido, para um acompanhamento objetivo. Ele deve também acompanhar as fases do processo: compra de matéria-prima, processo de produção, expedição, data de entrega e outras condições relevantes.
Deve ainda, manter contato constante com os clientes dos materiais com relação ao andamento.
Recebimento de Materiais
O recebimento de materiais tem inícios quando o material chega às dependências da empresa.
Responsabilidade do Órgão encarregado:
1) Verificar o pedido de compra que originou a entrega;
2) Verificar os elementos contábeis e fiscais da nota fiscal que acompanha o material;
3) Verificar a quantidade, preços unitários e preços totais;
4) Verificar as embalagens;
5) Verificar a qualidade dos materiais. Sempre que necessário, o recebedor deve socorrer-se do cliente do material e dos órgãos de qualidade da empresa para melhor averiguação dos elementos de qualidade do material.
Divergências no Recebimento
Eventuais divergências entre o pedido de compra e os materiais recebidos necessitam da intervenção do órgão de compra ou do cliente do material, para que possam ser esclarecidas.
Divergências com relação aos dizeres da nota fiscal, em alguns casos, podem ser corrigidas utilizando-se as cartas de correção, que podem ser emitidas após o recebimento. Em casos mais complexos, deve-se recorrer ao órgão fiscal/contábil da empresa para as devidas correções.
Áreas de Recebimento
É conveniente que exista uma área física onde os materiais recebidos sejam colocados, inspecionados e identificados com tarjas nas cores verde (aprovados), amarela (em processo de inspeção) e vermelha (reprovados na inspeção).
Desta maneira simples serão facilitadas as atividades de estocagem dos materiais aprovados e de devolução dos materiais reprovados durante o processo de inspeção.
Armazenamento de Materiais
Necessidades do Armazenamento de Materiais:
Para reduzir o custo de produção; No atendimento melhor aos clientes; Melhor distribuição dos materiais estocados.
Objetivos de um bom Armazenamento:
Para permitir o sistema PEPS; Para manter a qualidade dos materiais, cuidando para que a estocagem não altere suas características; Para manter identificação clara dos materiais; Para manter controle sobre a quantidade estocada; Para promover a racionalização dos materiais, identificando materiais sem movimentação, materiais inservíveis e materiais estocados em excesso com relação às necessidades; Para diminuir constantemente o espaço alocado a estocagem dos materiais; Para manter um sistema de informações rápido e eficaz para os clientes dos materiais.
Gestão de Compras
- Função Compras – O posicionamento atual da Função Compras é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. No passado, tinha papel essencialmente burocrático. Depois, já na década de 70 devido principalmente à crise de petróleo, a oferta de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto seus preços aumentavam vertiginosamente. Neste cenário, saber o quê, quanto, quando e como comprar começa assumir condição de sobrevivência, e assim o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização.
Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain). Por isso, muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos, ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, sem conceito voltado para o processo organizacional, em vez do tradicional compras, voltados para as transações em sí, e não para o todo.
A área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa, pois embora altos níveis de estoques possam significar poucos problemas com a produção, acarretam um custo exagerado para sua manutenção. Esses custos altos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado, custo do capital, pessoal de almoxarifado e controles.
A necessidade de adequação aos sistemas “just in time” (JIT), de muitas empresas levou a modificações importantes, entre elas a criação da função suprimentos.
O chamado PROCUREMENTE envolve além do relacionamento puramente comercial com os fornecedores, também a pesquisa e o desenvolvimento dos mesmos, sua qualificação, e o suporte técnico durante o relacionamento entre as partes e que leva a necessidade de um aperfeiçoamento dos SISTEMAS DE INFORMAÇÃO.
Hoje há uma integração total entre todos os setores internos da empresa, clientes e fornecedores.
Além de tudo o que já foi visto, o departamento de compras pode assumir vários outros papeis. Um deles está relacionado com a negociação dos preços com os fornecedores. Essa negociação determinará o preço final dos produtos, e, portanto, a competitividade da empresa.
Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como:
EDI (eletronic data interchange) Internet Cartões de Crédito
OBSERVAÇÃO: AMBIENTES INTERNOS – Pontos Fortes e Fracos da empresa.
AMBIENTES EXTERNOS – Oportunidades e Ameaças.
Novas Formas de Compras
O fenômeno da globalização tem trazido grande impacto na forma como as compras são efetuadas. Hoje se fala em mercado global e conseqüentemente, em compras globalizadas. Com o advento dos produtos mundiais, peças e componentes são comprados no mundo inteiro.
Na Gessy Lever, 20 % da comunicação com os fornecedores é feita eletronicamente. No Pão-de-açúcar graças a essas várias formas de comprar, em 2 anos o índice de falta de produtos caiu de 25% para 4%, o tempo médio de armazenamento reduziu-se em 1 mês (de 40 dias para 10 dias) e o volume de peças recebidas triplicou.
EDI (ELETRONIC DATA INTERCHANGE)
Uma das formas de compra que mais cresce atualmente é o EDI, tecnologia para transmissão de dados eletronicamente.
Por meio da utilização de um computador, acoplado a um modem e uma linha telefônica e com um software específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos, o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor, independentemente dos hardwares e softwares em utilização. As ordens ou pedidos de compra, como também outros documentos padronizados, são enviados sem a utilização de papel. Os dados são compactados para maior rapidez na transmissão e disseminação de custos e acessados por uma senha especial.
Essa forma de comunicação e de transação pode ligar a empresa a seus clientes, fornecedores, transportadora ou seguradora. Ela já existe bastante tempo e traz várias vantagens como:
Rapidez, segurança e precisão do fluxo de informações; Redução significativa dos custos; Facilidade da colocação de pedidos, principalmente nos casos de contrato de fornecimento com entregas mediante liberação do cliente, como aconteceu nas transações entre montadoras e auto-peças no Brasil e no resto do Mundo. Sedimenta o conceito de parceria entre clientes e fornecedor.
Na Blindex, devido ao EDI as informações são atualizadas de meia em meia hora, sendo que “antes, em alguns casos a demora chegava a passar de 6 horas para a liberação de um caminhão cujo cliente estivesse com o seu crédito bloqueado”, exemplifica o gerente do CPD. Já para a Philips, a implantação do EDI em sua Fábrica de Recife permitiu que, ao emitir uma Nota Fiscal, a informação vá direto para o cliente para que ele possa ir trabalhando imediatamente com esses dados.
A fim de facilitar e disseminar a forma de EDI de Transações foram estabelecidos padrões as comunicações de dados. São meios usuais o padrão europeu – EDI FALT – e o americano – ANSIX12. O padrão americano transmite hoje mais de 200 tipos de documentos.
O EDI quando comparado ao e-commerce, que pode ser considerado como o uso da tecnologia de computação e de comunicação para a realização de negócios, apresenta algumas vantagens, entre as quais:
Maior segurança nas comunicações e parceiros; Dispõe de formato padrões para as transações, com um completo conjunto de mensagens; Maior rapidez quando se tem um alto volume de transações, passadas em servidores de grande porte ou mesmo em mainframes (pequenos servidores).
O EDI proporcionou que o relacionamento entre cliente e fornecedor evoluísse de tal forma, que o processo de compra foi totalmente automatizado; varejistas e fornecedores conhecem muito mais dos hábitos de comprado consumidor; supermercados podem ter o mínimo de estoque possível e estar sempre tranqüilo, pois sabe que quando o seu estoque atingiu o ponto mínimo estipulado, o fornecedor será acionado para novas entregas.
A relação deixa de ser meramente de compra e venda e passa a ser de parceria. Assim, muda o patamar de negociação. Ao invés de fechar os negócios pedido a pedido, as empresas fecham grandes contratos.
Quanto aos benefícios dos investimentos nessas novas tecnologias, por exemplo, um distribuidor que levava às vezes, dois dias para concretizar seu pedido, pode fazer isso automaticamente. Em apenas 5 anos de implantação ao sistema, a AMBEV recuperou 30 a 40% dos custos da rede de satélite graças a economia de ligações interurbanas.
INTERNET
Torna-se cada vez mais difundido entre nós a utilização do e-mail como um veículo de transação comercial ou o e-commerce. Basta estar ligado a um provedor e teremos toda WWW ao nosso alcance, vinte e quatro horas por dia, sete dias por semana. Todo mundo pode ser acessado e a comunicação bilateral estabelecida. Um exemplo bastante conhecido é a biblioteca virtual, onde podemos comprar livros via internet, sem sair de nossas casas. O supermercado virtual do Pão-de-açúcar já é responsável por 20% das vendas da rede.
A internet como veículo de comércio ganha a cada dia mais adeptos, pois apresenta uma série de vantagens em relação ao EDI, entre as quais:
Investimento inicial em tecnologia é bem mais baixo, pois a internet custa bem menos que a estrutura utilizada no EDI. Atinge praticamente a todos na cadeia de suprimentos. Pode ser operada praticamente em tempo real. Maior flexibilidade nos tipos de transações.
CARTÕES DE CRÉDITO
Está se tornando usual entre as empresas a compra de mercadorias, como matérias-primas e materiais auxiliares, por meio de cartão de crédito, também conhecido como cartão empresa ou empresarial. Vários deles oferecem as empresas diversos tipos de benefícios, como relatórios gerenciais sobre as compras efetuadas e parcelamento de total gasto.
ÉTICA EM COMPRAS
Os aspectos legais e morais são extremamente importantes para aqueles que atuam em compras, fazendo com que muitas empresas estabeleçam um código de conduta ética para todos os seus colabores.
No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos, relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão. Saber até onde uma decisão de compra seguir rigorosamente um critério ético, onde prevaleçam os interesses da empresa, é extremamente difícil. O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma mais clara possível e que tais limites sejam de conhecimento de todos.
O problema ético em compras não se restringe aos compradores, mas também ao pessoal da área técnica que normalmente especifica o bem a ser comprado.
