Gerir uma adequadamente uma
organização, requer dos seus gestores conhecê-la profundamente, a fim de
garantir sua existência no futuro. Para isso, devem alinhar as competências organizacionais
à estratégia, dando a devida atenção tanto para dentro quanto para fora da companhia,
verificando constantemente se as competências presentes estão se enfraquecendo
ou se fortalecendo.
A busca da eficiência operacional faz
com que o planejamento estratégico se volte para o futuro, mas partindo do
presente. Esta análise avalia o conjunto de atividades e estuda, de forma
abrangente e profunda, as deficiências e as vantagens.
Desenvolvida há quase cinqüenta anos
por Albert Humphrey do Stanford Reserach Institute, AGUILERA (2009, p. 57), a
Análise Swot se mantém atual, mesmo com o passar das décadas, isso se dá, devido
tão básico e concreto são seus princípios, através da avaliação interna dos
pontos fortes e fracos e, externamente, as ameaças e oportunidades, cujo nome é
formado pelas iniciais de Strengths
(forças), Weaknesesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças).
Esta ferramenta abrange a empresa
como um todo e tem caráter corporativo e sua análise de cenário se divide em:
·
Ambiente interno (Forças e Fraquezas) - Principais aspectos, que diferencia
a empresa dos seus concorrentes (decisões e níveis de performance que se pode
gerir). Para preencher os quadrantes superiores da figura a seguir, são
examinados todos os sistemas e processos da
empresa. Resumidamente, segundo AGUILERA (2009, p. 60), são estes os fatores internos a serem analisados:
instalação e equipamentos, tecnologia utilizada, localização geográfica em
função da logística de produção, compras, distribuição do produto final, valor
da marca, imagem pública, qualidade do produto, resultados da área de
marketing, disponibilidade de capital, fluxo de caixa, economia de escala,
comprometimento dos empregados, produtividade, conhecimento e habilidade
técnica da força de trabalho, cumprimento dos prazos de entrega, inovação,
efetividade das lideranças.
As principais questões
relacionadas à força são:
1.
O que você faz bem?
2.
O que sua empresa tem
de melhor está sob seu comando?
3.
Quais são os recursos
que você tem?
4.
O que possui melhor
que seus concorrentes?
5.
O que faz os clientes
voltarem à sua empresa?
Já as principais questões
relacionadas às fraquezas são:
1.
Meus funcionários são
capacitados para suas funções?
2.
Onde eu deveria
melhorar minha empresa?
3.
Por que meus clientes
escolhem os concorrentes?
4.
Quais são as
deficiências dos meus colaboradores?
5.
Por que os clientes
não voltam depois de uma compra?
·
Ambiente externo (Oportunidades e Ameaças) - Corresponde às perspectivas de
evolução de mercado; Fatores provenientes de mercado e meio ambiente envolvente
(decisões e circunstâncias externas ao poder de decisão da empresa). As forças
e fraquezas são determinadas pela posição atual da empresa e se relacionam,
quase sempre, a fatores internos. Já as oportunidades e ameaças são
antecipações do futuro e estão relacionadas a fatores externos. A análise da
indústria é essencial para mapear o posicionamento da empresa em relação à
configuração do ambiente. Schumpeter (2009) afirma que a destruição criativa é
uma constante no capitalismo e é necessário estudar o público-alvo, avaliar a
necessidade de mudanças nas operações, monitorar as tendência e principalmente
as avanços tecnológicos, analisar riscos, analisar os concorrentes e entender
como se compatibiliza suas operações com as condições da indústria.
As oportunidades são as forças externas à empresa que
influenciam positivamente sua organização, mas que não temos controle sobre
elas. As oportunidades muitas vezes podem vir através de algum aspecto
econômico novo, como o advento da classe média, o aumento do número de filhos
dos consumidores, a melhoria da renda e do crédito, entre outros. Outro fator
que pode influenciar o fomento de oportunidades são as ações políticas do
governo, como a escolha de investir em infra-estrutura.
Já as ameaças são as forças
externas que não sofrem sua influência e que pesam negativamente para sua
empresa. Elas podem ser consideradas como um desafio imposto à empresa e que
pode deteriorar sua capacidade de gerar riqueza. Devem ser constantemente
monitorada pelos gestores, pois, muitas vezes, podem apresentar um risco muito
maior que a capacidade de retorno.
A figura a seguir representa a essência da análise:
A
Matriz SWOT funciona montando
inicialmente um inventário de todas as forças e fraquezas internas da
organização. Em seguida é feita uma averiguação das
ameaças e oportunidades que circundam sua empresa, no mercado
e no ambiente global. O principal objetivo da matriz SWOT é permitir um olhar
objetivo das forças que compõem o seu negócio, isto possibilita que você possa
desenvolver e firmar bem sua estratégia empresarial.
Dessa análise, surgem entendimentos
essenciais para se direcionar o rumo da organização e é o passo anterior à
implementação das decisões a serem tomadas, onde esta ferramenta, aparentemente
simples, provoca discussões bastante complexas, porém só é válida se
alcançarmos um quadro realista. Para isso, quanto mais compartilhada for à
discussão, melhor, pois existem questões que dependendo do posicionamento na
organização são invisíveis para si, porém não menos importante por quem lida
diretamente com a situação.
3.2.2.2 Análise SWOT dos Tipos de Equipes
Agora, vamos utilizar a ferramenta
de SWOT para analisar os quatro tipos de equipes mostrados anteriormente, são
elas: equipes funcionais cruzadas, equipes virtuais, equipes autogerenciadas e
equipes de força-tarefa.
Num primeiro momento, analisam-se as
forças e fraquezas apresentadas pelos quatro tipos de equipes determinadas
pelas características que cada uma apresenta e em seguida avalia-se a
possibilidades de oportunidades e ameaças que podem influenciar as equipes.
|
EQUIPES
|
Forças
|
Funcionais
Cruzadas
|
Virtuais
|
Autogerenciadas
|
Forças-tarefa
|
O que a equipe faz bem?
|
Solucionar
Problemas
|
Interação
através de tecnologias globais
|
Execução
das tarefas operacionais de forma independente
|
Interação
e fácil relacionamento entre os membros, adquirida pela experiência
|
O que a equipe tem de melhor
sob o seu comando?
|
Visão
ampla da situação e tendência atual
|
Falta
de dependência da liderança para obter resultados
|
Seu
próprio autogerenciamento de grupos
|
Objetividade,
devido a tarefa determinada para a equipe
|
Quais são os recursos da
equipe?
|
Diversas
especialidades
|
Uso
de tecnologias e maior área de atuação
|
Responsabilidade
na atuação de tarefas tradicionais e técnicas
|
Capacidade
específica em relação a tarefa a ser executada
|
O que possui melhor que
outras equipes?
|
Capacidade
de acertividade na decisão
|
Comunicação
a distância e uso de suas tecnologias
|
Responsabilidade
autogerenciada em grupos
|
Independência
de relacionamento entre os membros da equipe
|
Quais as principais
características?
|
Versatilidade
e habilidades múltiplas
|
Dispensa
a interação face a face dos membros da equipe
|
Estão
no movimento de empowerment e
valores culturais igualitários
|
Habilidades
de relacionamento e subordinação
|
São mais adequadas para que
atividades?
|
Solucionar
problemas complexos para a Cia
|
Que
exigem atuação global sem abrir mão da comunicação
|
Para
admitir, planejar, programar e avaliar desempenho em serviços e produtos
|
Atividades
que requerem uma equipe específica para a execução
|
Oportunidades
|
Acompanhar
as tendências globais num campo de atuação mais amplo, além de se adaptar
mais facilmente as mudanças de processos
|
Atualizar
mais rapidamente as tendências de comunicação e tecnologia, onde possui um
campo de atuação mais e com menos fronteiras
|
A
adaptação a rotina produz uma excelência na execução de funções e serviços,
bem como nas avaliações de desempenho.
|
Devido a papéis específicos na escolha de seus
membros, existe alta capacidade de se adaptar as pessoas, o que torna o
relacionamento com menor conflito
|
Fraquezas
|
|
|
|
|
A equipe é capacitada para o
que desempenha?
|
Na
grande maioria, pois reúnem diversas competências
|
Sim,
porém a supervisão à distância pode comprometer os resultados
|
Sim,
porém o autogerenciamento pode gerar conflitos entre os membros na divisão
das tarefas
|
Sim,
por ser uma equipe específica e direcionada para a tarefa, onde ao fim se
dissolve
|
Onde a equipe deveria
melhorar?
|
No
egocentrismo excessivo e individualismo
|
Evitar
a banalização da língua em função da comunicação tecnológica
|
Se
torna essencial um bom nível de relacionamento e interação entre o grupo
|
Na
objetividade excessiva devido a falta de expectativa da equipe
|
Quais são as deficiências dos
seus membros?
|
Podem
ocorrer divergências na formação da solução
|
Pela
supervisão a distância alguns membros podem relaxar com suas atividades
|
Devido
a rotina pode ocorrer resistência às mudanças e falta de flexibilidade nas
tarefas
|
Pode
ocorrer falta de participação e baixa interação entre os membros da equipe
|
Há conflitos internos em
excesso?
|
Sim,
devido os diversos pontos de vista, portanto devem ser conduzidos pelo líder
|
Quase
nunca, devido ao menor relacionamento físico nas atividades entre os membros
da equipe
|
Podem
ocorrer conflitos em excesso devido à falta de presença de um líder com
atuação direta
|
É
raro, devido ao relacionamento restrito e objetivo desempenhado pela equipe
|
Há extrema dependência no
líder?
|
A
dependência é mais presente na formação da equipe e na divergência de
opiniões
|
Não,
pois se relacionam a distância, porém é mais difícil para o líder corrigir
imediatamente quedas de resultados
|
Não,
principalmente pelo formato facilitar as lideranças informais nos grupos
|
Sim,
a subordinação é uma característica marcando pelo objetivo específico da
força-tarefa
|
Ameaças
|
Dificuldade
em obter no mercado todas as especialidades que a diversificação da equipe exige,
o que pode ocasionar equipes incompletas e limitadas que diminuem a essência
básica deste tipo de equipe.
|
As
constantes mudanças de tecnologias de informação podem exigir, além de, hoje
a excessividade tem aumentado o estresse dos colaboradores significativamente
por deixar os membros full time para a Empresa.
|
A
rotina que geralmente é uma característica deste tipo de equipe que pode
ocasionar uma séria desmotivação e tornar os membros desatualizados com o
mercado, além da resistência alta as mudanças
|
De
especificações técnicas, muitas vezes altas, podem ocorrer dificuldades em
formar a força-tarefa no mercado de trabalho, onde o baixo vínculo
proporcionado pode ocasionar uma rotatividade e assédio por outras
companhias.
|
Buscou-se com isso, analisar as influências que podem cada tipo de equipe
sofrer. Dentre as principais dificuldades das equipes, podemos destacar a
formação como uma das maiores dificuldades enfrentada pelos líderes. O
movimento da indústria e da economia torna o mercado de trabalho mais
intensificado na disponibilidade de preencher-se o quadro funcional das empresas,
sendo esse, o grande desafio da área de Recursos Humanos.
Com isso, a análise
de cenários externos é uma tarefa tão importante que deve ser rotineira, ou
seja, deve estar incorporada ao dia-a-dia das empresas que pretendem
administrar estrategicamente o seu negócio e procurarem estar à frente dos
acontecimentos.
As forças ambientais tornam-se incontroláveis quando elas não são previstas com
certa antecedência e podem colocar em xeque toda a organização. Portanto, é
preciso conviver com as turbulências, sabendo neutralizar seu impacto e
suavizar seus efeitos.
Uma empresa não deve se opor ao impacto de uma força contrária; em vez disso
deve procurar absorver com a maior naturalidade possível. Isto significa em
termos empresariais transformar problemas em oportunidades de negócio e as
equipes são o bem mais precioso que as empresas possuem para enfrentar o
ambiente externo em que se inserem.
Uma empresa atenta poderá prever eventos e antecipar-se a eles, aproveitando-os
estrategicamente.
3.2.3 Equipes de alto desempenho
Dentre os principais aspectos,
segundo CHIAVENATO (2005, p. 303), as equipes bem-sucedidas que alcançam
excelência no desempenho, tornam-se assim por conhecerem a fundo as seguintes questões:
1.
Quem somos nós?
A equipe é capaz de uma auto-avaliação objetiva no sentido de alcançar uma
compreensão de si mesma, dos seus pontos fortes e fracos.
2.
Onde estamos
agora? A equipe sabe fazer uma análise situacional e um balanço objetivo de
qual é a sua situação atual.
3.
Pra onde estamos
indo? A equipe define uma visão, bem como os objetivos que pretende
alcançar em termos de saídas e resultados.
4.
Como chegar lá?
A partir dos objetivos definidos, a equipe define planos de ação estratégicos.
5.
O que esperam de
nós? A equipe demonstra assumir responsabilidades por meio de regras de
base e com isso ganha confiabilidade.
6.
De qual apoio
necessitamos? A equipe avalia suas necessidades de treinamentos e
desenvolvimento e amplia sua capacidade de aprendizagem.
7.
Quanto eficazes
somos nós? A equipe faz um questionamento constante de sua capacitação e de
sua eficácia no alcance dos objetivos. Busca benchmarks – marcos de referência – para revisar continuamente seus
processos grupais e melhorá-los continuamente.
8.
Qual
reconhecimento desejamos? A equipe busca retroação na forma de
reconhecimento, remuneração, benefícios e promoções.
9.
Quem somos nós?
Retorna o ciclo da equipe de alto desempenho, dessa vez melhorado com a
aprendizagem ao longo do processo.
Fonte: Adaptado de CHIAVENATO
(2005. p. 304)
Todos
estes aspectos nos direcionam a questões filosóficas humanas no campo dos
comportamentos, das idéias, das crenças, dos valores e, portanto, se preocupa
com as questões morais e políticas.
As equipes
de alto desempenho se estabelecem através de um envolvimento acentuado dos
membros da equipe em suas atividades, sempre buscando uma reflexão coletiva.
Atingir tamanho desenvolvimento é o desejo de qualquer líder, diferentemente de
pessoas que querem se manter no poder através da ignorância dos demais, pois o
poder é mais forte se ninguém pensar, se todo mundo aceitar as coisas como elas
são, ou melhor, como nos dizem e nos fazem acreditar que elas são.
3.3 Comunicação Interpessoal e o Desenvolvimento
de Equipes
A qualidade das relações interpessoais e dos
tipos de comunicação que as pessoas estabelecem entre si, influência o alcance
dos resultados esperados, tanto individuais quanto da equipe, no ambiente de
trabalho. Todo esse convívio nos exige abertura para o entendimento mútuo e nos
requer encarar isso como uma arte. Quando as pessoas buscam a confiança e o
respeito à semente da eficácia da comunicação já esta germinando, porém para isso, o autoconhecimento é essencial.
A comunicação nos faz refletir se estamos nos
fazendo entender, segundo Chung, NOVO (2008, p.85), as pessoas possuem várias
formas de se comunicar, a comunicação oral é uma maneira representativa que o
ser humano tem de se relacionar, mas é um nível superficial de comunicação,
pois “procura expressar a realidade
subjetiva, que é o nível profundo da comunicação” CHUNG (1995, p.183).
O grande perigo na comunicação não ser eficaz,
ocorre que na grande parte das relações que estabelecemos, nos comunicamos
superficialmente e imaginamos que será compreendido perfeitamente pelo outro o
que queremos transmitir, o que culmina em distorções, gerando problemas nos
relacionamentos.
As principais características de equipes
eficazes estão relacionadas à clareza de objetivos entendida por todos os
membros, passando pelas habilidades relevantes de cada membros para que a
equipe possua todas as habilidades necessárias à tarefa a ser executada.
A confiança mútua entre os membros torna o
compromisso unificado em relação aos objetivos e os meios para alcançá-los,
facilitados pela boa comunicação interna. Desse conjunto se fortalece as
habilidades de negociação para o alcance de um consenso interno e de uma
aceitação externa pela organização.
Outro fator de extrema importância é a
existência de uma liderança renovadora capaz de impulsionar e alavancar as
pessoas, além do apoio interno dos membros e externo de todas as partes da
organização.
Contudo, as equipes não se formam do acaso e
não elevam os níveis de produtividade automaticamente, pois parte da
organização entender como desenvolver e gerenciar equipes eficazes, utilizando
uma melhoria contínua e melhor aproveitamento do capital humano, porém isso
está ligado diretamente às questões culturais das organizações.